Remotehey

About the Role

The Executive Assistant to the CEO plays a central role in supporting CanWCC’s national growth and impact. This position is responsible for managing the CEO’s time and energy, ensuring that she can focus on organizational strategy while leading a small but mighty team.

This is a hands-on role for someone who thrives on administrative, team and communications management. You will work closely with the CEO to manage her calendar & correspondence, draft and edit communications and reports. You will coordinate team communications and help prepare for weekly meetings to keep the team organized. You will also work closely with one or more clients, acting as a liaison between the CEO and client operations.

You will be part of a collaborative, supportive team while working remotely but closely with colleagues and partners. The ideal candidate combines strong organizational and project management skills with attention to detail, discretion and excellent customer service skills.

Learn more about CanWCC at https://canwcc.ca

Salary, Details & Benefits

Application Deadline: December 6, 2025

Start Date: On or after January 1, 2026

Hours of Work: Full Time Salaried (40 hours per week) primarily during regular business hours 

Place of Work: Remote/virtual, occasional in-person meetings or events

Pay Range: $55,000 - $70,000 annually, depending on experience

Perks & Benefits: Casual work environment, flexible schedule, opportunity to create significant positive social change

Key Responsibilities

Responsibilities include, but are not limited to:

• Manage the CEO’s calendar, scheduling meetings and ensuring time is prioritized effectively.
• Assess emails, phone calls and social media (specifically LinkedIn) messages and respond professionally and promptly to some, forwarding others to the CEO for follow-up.
• Coordinate team communications, including announcements, updates, schedule changes, and other key broadcasts.
• Draft new employee documentation and onboarding new employees.
• Draft and review correspondence on behalf of the CEO.
• Track deadlines, deliverables, and follow-ups to keep projects on track.
• Act as the liaison between the CEO and client leadership, as well as operations.
• Other responsibilities and tasks:
• Prepare agendas, meeting materials, and accurate minutes for board and leadership meetings.
• Prepare expense reports for the CEO.
• Manage sensitive and confidential information with the utmost discretion.
• Proactively provide general administrative support as needed to help the CEO stay focused on strategic priorities.

Desired Skills & Experience

Minimum Qualifications

• High school diploma
• Minimum 2-3 years of experience in a similar role
• Bonus: a diploma or bachelor's degree in a related field
• Bonus: Bilingual (fluency in French)

Core Competency Requirements 

To be successful in this role, candidates must have the following assets:

• Experience working with non-profits, membership-based organizations, or chambers of commerce
• Familiarity with women’s entrepreneurship and business ecosystems in Canada
• Comfortable using computer applications, including (but not limited to):
• Google Workspace: GMail, Docs, Sheets, Calendar, Drive, Meet, Chat
• Asana (advanced skill)
• Zoom (advanced skill)
• Circle (beginner skill)
• QuickBooks Online (intermediate skill)
• Ability to learn new applications quickly
• Willing and able to suggest improvements to existing processes and procedures
• Well-organized and accurate
• Professional, reliable, courteous and discreet
• Strong communication and relationship-building skills
• Agile team player
• Experience working with diverse groups of people, including those from different backgrounds and cultures
• Excellent problem-solving and decision-making skills
• Ability to work independently and as part of a team
• A commitment to the mission and values of CanWCC
• Takes initiative and shows good judgment
• Fluency in French is a strong asset

How to Apply

Send a cover letter & resume to [email protected]​.  Please include the job title in the subject line.

Only applicants selected for an interview will be contacted.

See full details at https://drive.google.com/file/d/1OhEdDetzC_QVRr22PB1FNCddT38uNoEy/view?usp=drive_link

 Adjoint˙e de direction pour la PDG (FR) 

À propos du poste

L'adjoint˙e de direction pour la PDG joue un rôle central dans le soutien à la croissance et à l'impact national de la CCFC. Le/la titulaire de ce poste est chargé˙e de gérer le temps et l'énergie de la PDG, afin qu'elle puisse se concentrer sur la stratégie de l'organisation tout en dirigeant une équipe petite mais puissante.

Il s'agit d'un rôle pratique pour une personne qui s'épanouit dans la gestion administrative, d'équipe et de la communication. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la PDG pour gérer son agenda et sa correspondance, rédiger et éditer des communications et des rapports. Vous coordonnerez les communications de l'équipe et aiderez à préparer les réunions hebdomadaires afin de maintenir l'organisation de l'équipe. Vous travaillerez également en étroite collaboration avec un˙e ou plusieurs client˙es, en assurant la liaison entre la PDG et les opérations du/de la client˙e.

Vous ferez partie d'une équipe qui collabore et vous soutient, tout en travaillant à distance, mais en étroite collaboration avec des collègues et des partenaires. Le/la candidat˙e idéal˙e combine de solides compétences en matière d'organisation et de gestion de projet avec le souci du détail, la discrétion, ainsi que d'excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle.

Voir https://canwcc-ccfc.ca pour plus d'informations.

Salaire, détails et avantages  

Date limite de dépôt des candidatures : 6eme décembre 2025

Date de début : à partir du 1er janvier 2026.

Heures de travail : salarié à temps plein (40 heures par semaine), principalement pendant les heures de bureau. 

Lieu de travail : à distance/virtuel, réunions ou événements occasionnels en présentiel.

Fourchette de rémunération : 55 000 à 70 000 $ par an en fonction de l'expérience.

Avantages et bénéfices : environnement de travail décontracté, horaires flexibles, possibilité de créer un changement social positif important.

Principales responsabilités

Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter :

• Gestion de l'agenda de la PDG, programmation des réunions et hiérarchisation efficace de son temps.
• Évaluation des courriels, des appels téléphoniques et des messages provenant des réseaux sociaux (en particulier LinkedIn), ainsi que réponse de manière professionnelle et rapide à certains d'entre eux, en transmettant les autres à la PDG pour qu'elle en assure le suivi.
• Coordination des communications de l'équipe, y compris les annonces, les mises à jour, les changements de programme et d'autres diffusions importantes.
• Rédaction de la documentation relative aux nouveaux employés et à l'intégration de ces derniers.
• Rédaction et examen de la correspondance au nom de la PDG.
• Contrôle des échéances, des livrables et des suivis afin de maintenir les projets sur la bonne voie.
• Liaison entre la PDG et la direction du/de la client˙e, ainsi qu'avec les opérations.
• Autres responsabilités et tâches :
• Préparation des ordres du jour, des documents de réunion et des procès-verbaux exacts pour les réunions du conseil d'administration et de la direction.
• Préparation des notes de frais pour la PDG.
• Gestion des informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion.
• Fourniture proactive d’un soutien administratif général nécessaire pour aider la PDG à se concentrer sur les priorités stratégiques.

Compétences et expérience souhaitées

Qualifications minimales

• Diplôme d'études secondaires
• Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans une fonction similaire
• Bonus : un diplôme ou une licence dans un domaine connexe
• Bonus : Bilinguisme (maîtrise du français)

Exigences en matière de compétences de base 

Pour réussir dans cette fonction, les candidat˙es doivent disposer des atouts suivants :

• Expérience de travail avec des organisations à but non lucratif, des organisations basées sur l'adhésion ou des chambres de commerce
• Connaissance de l'entrepreneuriat et des écosystèmes commerciaux féminins au Canada
• Maîtrise de l'utilisation d'applications informatiques, y compris, mais sans s'y limiter :
• Google Workspace : Gmail, Docs, Sheets, Calendrier, Drive, Meet, Chat
• Asana (compétence avancée)
• Zoom (compétence avancée)
• Cercle (compétence novice)
• QuickBooks Online (compétence intermédiaire)
• Capacité à apprendre rapidement de nouvelles applications
• Volonté et capacité à suggérer des améliorations aux processus et procédures existantes
• Bonne organisation et précision
• Professionnalisme, fiabilité, courtoisie et discrétion
• Solides compétences en matière de communication et d'établissement de relations
• Esprit d'équipe agile
• Expérience du travail avec divers groupes de personnes, y compris des personnes d'origines et de cultures différentes
• Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
• Engagement envers la mission et les valeurs de la CCFC
• Prise d’initiatives et discernement
• La maîtrise du français est un atout majeur

Procédure de candidature

Envoyez une lettre de motivation et un CV à [email protected]​.  Veuillez indiquer l'intitulé du poste dans l'objet du courriel.